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Use Cases
Anwendungsfälle aus der Praxis: Wie mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen heute schon von unseren KI-Lösungen profitieren.
Jedes Unternehmen ist anders – seine Prozesse, seine Kunden, seine Herausforderungen. Deshalb liefern wir keine Standardlösungen von der Stange, sondern entwickeln mit Ihnen gemeinsam die Lösung, die wirklich passt.
Kundenkommunikation im Tourismussektor
Intelligenter FAQ-Voicebot
Die herausforderung: Große Flut wiederkehrender Anfragen
Ein Unternehmen im Tourismussektor kämpft mit einer wachsenden Flut eingehender Anrufe. Mitarbeitende beantworten täglich dieselben Standardfragen – Zeit, die für komplexere Aufgaben fehlt. Die Folge: lange Wartezeiten, überlastete Teams, inkonsistente Antworten und hoher Personalbedarf.
Die Lösung: Automatisierte Erstannahme im Service Center
Ein KI-gestützter FAQ-VoiceBot übernimmt die Erstannahme aller eingehenden Anrufe. Er begrüßt Anrufer, beantwortet häufige Fragen – etwa zu Öffnungszeiten, Tarifen oder Services – und leitet komplexere Anliegen nahtlos an den zuständigen Mitarbeitenden weiter.
Technische Implementierung: Vier Kernelemente
- Individuelle Wissensbasis: gespeist aus Unternehmensdokumenten und der eigenen Website
- Natural Language Understanding (NLU): versteht auch umgangssprachliche Formulierungen
- Mehrsprachigkeit: ideal für internationale Anfragen
- Intelligente Weiterleitung: erkennt Grenzen und verbindet gezielt mit der richtigen Fachabteilung
Besondere Lösungsansätze
- Echtzeitdaten: Anbindung externer Quellen (z. B. Buchungssysteme, Wetterdienste) für tagesaktuelle Auskünfte.
- Website-Optimierung: Strukturierte Inhalte und Metadaten verbessern die Lesbarkeit für den Bot.
- Mehrsprachiger Service: Ergänzend ist ein Live-Call-Translator integrierbar, der weitergeleitete, fremdsprachige Anrufe in Echtzeit übersetzt.
Messbare Vorteile:
- Mitarbeiterentlastung: Mehr Kapazität für wertschöpfende Aufgaben
- Schnellere Antwortzeiten: Standardfragen ohne Warteschleife
- 24/7-Verfügbarkeit: Service auch außerhalb der Geschäftszeiten
- Konsistente Qualität: Einheitliche Informationen für jeden Anrufer
- Skalierbarkeit: Wächst problemlos mit dem Anrufvolumen
IT-Support im Großunternehmen
KI-gestützter interner IT-Servicedesk
Die Herausforderung: Hoher manueller Aufwand bei Ticketannahme
Ein Konzern mit mehreren tausend Mitarbeitenden betreibt einen zentralen IT-Helpdesk mit hunderten täglicher Anfragen. IT-Experten nehmen jeden Anruf manuell entgegen, erfassen Probleme per Hand und erstellen Tickets selbst – wertvolle Zeit, die für die eigentliche Problemlösung fehlt. Die Folge: lange Wartezeiten, inkonsistente Ticket-Qualität und unnötige Rückfragen.
Die Lösung: Voicebot mit automatisierter Ticket-Erstellung
Ein KI-gestützter VoiceBot übernimmt die komplette Erstannahme aller IT-Supportanfragen. Er führt ein strukturiertes Gespräch mit dem Anrufer, fragt gezielt nach Problemart, betroffenen Systemen, Dringlichkeit und bereits versuchten Lösungsschritten – und erstellt anschließend automatisch ein vollständiges Ticket im bestehenden Service-Management-System.
Technische Implementierung: Drei Kernelemente
- Ticketsystem-Integration – direkte Anbindung an Ticket-System, z.B. Jira Service Management oder vergleichbare Lösungen
- Intelligente Rückfragen – präzisiert unklare Angaben, z. B. durch Abfrage konkreter Fehlermeldungen
- Automatische Kategorisierung – ordnet Tickets zu und leitet sie an die zuständige Support-Gruppe weiter
Der neue Prozessablauf
- Ein Mitarbeitender ruft die Helpdesk-Nummer an, der Bot authentifiziert den Anrufer
- Der Bot erfasst das Problem systematisch durch gezielte Fragen
- Das Ticket wird vollständig und strukturiert im System erstellt
- Der Anrufer erhält eine Bestätigung mit Ticketnummer
- Das IT-Team startet direkt mit der Problemlösung – ohne Administrationsaufwand
Messbare Vorteile:
- IT-Fokus auf Problemlösung: Keine Zeit mehr für administrative Erstannahme
- Höhere Ticket-Qualität: Vollständige, strukturierte Informationen von Anfang an
- Kürzere Bearbeitungszeiten: Rückfragen werden drastisch reduziert
- 24/7-Verfügbarkeit: Tickets erstellen auch außerhalb der Kernarbeitszeiten
- Skalierbarkeit: Problemlos auch bei Lastspitzen, z. B. nach System-Updates
Hinweis: Für eine nachhaltig erfolgreiche Einführung empfehlen wir begleitende Change-Management-Maßnahmen und kontinuierliche Feedback-Schleifen zur Bot-Optimierung.
Kommunikation im Logistikzentrum
Mehrsprachiger Outbound-VoiceBot für Logistikzentren
Die Herausforderung: Mehrsprachige Fahrer müssen zuverlässig informiert werden
Ein großes Produktions- und Logistikunternehmen empfängt täglich Dutzende Lkw-Fahrer aus verschiedenen Ländern – von Polen über Rumänien bis in die Türkei. Wichtige Informationen zu Andock-Positionen, Wiegestationen und Sicherheitshinweisen werden bislang per SMS übermittelt. Das Ergebnis: Nachrichten kommen nicht an, Fahrzeuge werden fehlgeleitet, Missverständnisse verursachen Verzögerungen und Sicherheitsrisiken.
Die Lösung: Automatisierte Zulieferer-Kommunikation in der Logistik
Ein mehrsprachiger Outbound-VoiceBot übermittelt alle relevanten Anweisungen proaktiv und zuverlässig – direkt in der Muttersprache des Fahrers. Bei Ankunft gibt der Fahrer am Eingangs-Terminal seine Telefonnummer und Sprachpräferenz ein. Der Bot ruft ihn anschließend automatisch an und informiert ihn über Andock-Position, Wiegestation, Geländenavigation, Sicherheitshinweise und Wartezeiten.
Technische Implementierung: Vier Kernelemente
- Terminal-Integration – einfache Erfassung von Telefonnummer und Sprachpräferenz am Werkseingang
- Outbound-Calling-Plattform – parallele Anrufe mit intelligenter Warteschlangenverwaltung
- Umfassende Mehrsprachigkeit – europäische Sprachen sowie Türkisch, Russisch und weitere nach Bedarf
- ERP/WMS-Integration – Echtzeit-Abgleich mit Lieferdaten, Kapazitäten und Andock-Positionen
Der neue Prozessablauf
- Der Fahrer trifft am Werkseingang ein und gibt am Terminal Handynummer und Sprache an
- Das System gleicht Daten mit erwarteten Lieferungen ab und weist eine Andock-Position zu
- Der VoiceBot ruft den Fahrer auf dem Mobiltelefon an
- Alle relevanten Informationen werden in der Muttersprache übermittelt
- Der Fahrer bestätigt den Empfang per Spracheingabe und navigiert selbstständig
- Bei Änderungen sendet der Bot automatisch eine Aktualisierung
Messbare Vorteile:
- Keine Sprachbarrieren: Zuverlässige Kommunikation in der Muttersprache
- Höhere Sicherheit: Klare Anweisungen reduzieren Missverständnisse auf dem Gelände
- Mehr Effizienz: Weniger Suchfahrten, kürzere Wartezeiten, höherer Durchsatz
- Personalentlastung: Kein manueller Übersetzungsaufwand für das Werkspersonal
- Lückenlose Dokumentation: Alle Kommunikationsvorgänge werden protokolliert
Hinweis: Für eine reibungslose Einführung sind intuitive Terminalgestaltung, natürliche Sprachqualität des Bots sowie Stabilität auch bei schlechter Mobilfunkverbindung entscheidende Erfolgsfaktoren.
Optimierte Prozesse im Kundenservicecenter
KI-gestützte Anrufzusammenfassung im Contact Center
Die Herausforderung: Viele Sprachnachrichten kosten unnötig Zeit in der Nachbearbeitung
In einem hochfrequentierten Kundenservicecenter landen viele Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten auf dem Anrufbeantworter. Die Mitarbeitenden verbringen erheblich viel Zeit damit, die Nachrichten auf dem Anrufbeantworter abzuhören, zu verstehen und darauf zu reagieren – ein zeitaufwändiger Prozess, der die Bearbeitungsgeschwindigkeit verlangsamt.
Die Lösung: Automatisierte Transkription und Zusammenfassung von Kundenanrufen
Ein KI-gestütztes System wandelt Sprachnachrichten automatisch in Text um und erstellt sofort eine strukturierte Zusammenfassung. Im Agent Panel sehen Mitarbeitende beim Öffnen eines Tickets auf einen Blick das Kernanliegen, die Dringlichkeit und relevante Kundendaten – ohne eine einzige Audiodatei anhören zu müssen.
Technische Implementierung: Vier Kernelemente
- Automatische Spracherkennung (ASR) – erkennt Akzente, Dialekte und branchenspezifische Fachterminologie
- Natural Language Processing (NLP) – analysiert Kontext und extrahiert die relevanten Informationen
- LLM-gestützte Zusammenfassung – erstellt kompakte, individuell anpassbare Ticket-Zusammenfassungen
- Agent Panel Integration – Zusammenfassung und Volltranskript direkt in der Benutzeroberfläche, Audiodatei als Backup
Der neue Prozessablauf
- Ein Kunde hinterlässt eine Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter
- Das System transkribiert die Nachricht automatisch in Echtzeit
- Mithilfe von KI wird der Inhalt analysiert und eine strukturierte Zusammenfassung erstellt
- Ein Mitarbeitender öffnet das Ticket und erfasst das Anliegen auf einen Blick
- Bei Bedarf: Nachlesen im Volltranskript oder Anhören der Originaldatei
- Sofortiger Einstieg in die Bearbeitung – ohne Zeitverlust
Messbare Vorteile:
- Drastische Zeitersparnis: Kein manuelles Abhören mehr – mehrere Minuten Ersparnis pro Anfrage
- Schnellere Reaktionszeiten: Sofortiges Erfassen des Anliegens, direkt in die Lösung
- Bessere Priorisierung: Dringliche Anfragen werden auf einen Blick erkennbar
- Lückenlose Dokumentation: Alle Interaktionen vollständig und durchsuchbar archiviert
- DSGVO-konform: Sichere Verarbeitung und Speicherung aller Sprach- und Textdaten
Erweiterungsmöglichkeiten: Sentiment-Analyse zur Erkennung von Frustration oder Dringlichkeit, automatische Ticket-Erstellung auf Basis der Zusammenfassung sowie Echtzeit-Transkription bei Live-Gesprächen als Gedankenstütze für Agenten.
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